Nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch muss der Vermieter die Betriebskosten tragen. Sind sie in der Miete enthalten, spricht man von einer Bruttomiete. Vermieter und Mieter können jedoch vereinbaren, dass der Mieter neben der Grundmiete (=Kaltmiete) die Betriebskosten übernimmt. Dann vereinbart der Vermieter üblicherweise auch monatliche Vorauszahlungen auf die Betriebskosten.

Nach dem Gesetz muss der Vermieter in diesem Falle nach Ablauf der Abrechnungsperiode über die Vorauszahlungen abrechnen. Welche Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden, ergibt sich zunächst aus dem Mietvertrag, der alles Nähere regelt. Ob auch die richtigen Betriebskosten umgelegt worden sind, ergibt sich aus der Betriebskostenverordnung. Haben Vermieter und Mieter zur Abgeltung der Betriebskosten die Zahlung einer monatlichen Pauschale durch den Mieter vereinbart, sind mit Zahlung dieses Pauschalbetrages die Nebenkosten abgegolten. Selbst wenn in Wirklichkeit die Nebenkosten durch den Pauschalbetrag nicht abgedeckt sind, braucht der Mieter keine Nachzahlung zu leisten.

Bei der Gestaltung der Betriebskostenabrechnung hat der Vermieter weitgehend freie Hand. Sie muss aber gewisse Mindestanforderungen erfüllen. Die Abrechnung muss die Betriebskosten einzeln aufführen und für jede Kostenart den Gesamtbetrag nennen. Der Mieter muss der Abrechnung auch entnehmen können, mit welchem Verteilerschlüssel die einzelnen Kostenpositionen auf ihn umgelegt werden. Ob die Abrechnung formelle oder inhaltliche bzw. materielle Fehler enthält und welche Rechtsfolgen sich hieraus ergeben, ist eine Frage des Einzelfalles.